Organiser un banquet n’est pas aussi facile que ça en a l’air. Parfois, des professionnels chevronnés de l’événementiel ont du mal à tout mettre en œuvres sans aide. Sachez que quelques points sont indispensables pour réussir.
Tout ce qu’il faut prévoir
En premier lieu, la considération du budget dans des événements ou dans des banquets à Paris est une des étapes cruciales. C’est une information qu’il faut avoir. En effet, une bonne partie doit être consacrée dans la location du lieu, dans le menu et dans les boissons ainsi que dans le divertissement. Ces trois domaines sont les plus important mais le reste ne sont pas négligeables non plus. Il faut tenir compte de la décoration, de l’assurance, du transport, du personnel et des autres frets ou imprévus. Pour éviter les mauvaises surprises et pouvoir gérer séparément ces sections, estimez et répartissez au préalable le montant pour chacun des domaines.
On organise usuellement un banquet pour une célébration, au sein d’une entreprise ou encore dans une communauté. Le but c’est de faire comprendre et de faire ressortir l’idée ou l’objectif durant l’événement. Cela pourra affecter le thème du banquet qui peut aussi entraîner un grand impact sur le style du menu et sur le code vestimentaire. Cela ne dépend que de l’organisateur.
Comment choisir le menu ?
Il est fondamentale de prendre un temps de réflexion dans le choix du menu. Il doit inclure un choix de repas pour satisfaire certaines personnes qui suivent un régime ou une règle diététique. Le mieux c'est d’avoir avant la préparation le choix de menu de chacun des invités pour ne pas se tromper de quantité. On a souvent tendance à engager l’équipe interne du lieu loué mais il est parfois possible de sous-traité la restauration auprès d’autres restaurateurs. Il ne faut jamais oublier que les boissons sont aussi importantes que le repas mais cela peut aussi affecter le budget.
Choisir le lieu approprié
Outre la conformité avec le budget préétabli et le nombre d’invités, beaucoup de chose doivent être considérés avant de choisir le lieu d’événement. L’accessibilité passe avant tout comme étant un critère plus qu’essentiel, que ce soit pour le transport des fournitures que pour celui des invités. Il faut aussi que le lieu ait une concordance avec le thème pour ne pas perdre trop de temps en décoration et pour mieux séduire les invités. Pour faciliter l’organisation et la gestion de budget, certaines places proposent des services additionnels ou un forfait tout compris comme le cas de la plupart des restos.